Qual è il piano di carico?
« Mi dispiace, questo mese sarà complicato per me » ; « No in questo periodo non potrò garantirvi la disponibilità del tal dei tali, è già al progetto X… ": Quale project manager non ha mai sentito ribattere queste frasi quando chiede a un dipendente o a un manager di lavorare su un progetto?
Come per la costituzione del team di progetto, ci troviamo rapidamente di fronte ai vincoli della struttura permanente. Un piano di carico è uno strumento utile per superare queste difficoltà.
Definizione
Il piano di carico è un supporto che descrive l'allocazione delle risorse lungo la durata di un progetto. Il suo obiettivo è quello diottimizzare la distribuzione delle risorse e delle competenze in base alle esigenze e alle milestone dei progetti. Di solito assume la forma di un foglio di calcolo, ma sempre più spesso è integrato in software di gestione dei progetti.
Il piano del carico di lavoro (a volte chiamato "cronogramma") è talvolta richiesto in alcuni mercati per consentire al candidato di dimostrare la sua capacità di intervenire durante tutto il servizio. L'acquirente può quindi conciliare la progettazione incaricata del contenuto dell'offerta, al fine di valutare il realismo di quest'ultima e la sua corrispondenza con le aspettative del capitolato.
Perché fare un piano di carico?
- Fai una prima stima del budget
Nella vita del progetto, la sua concezione sta tra la finalizzazione del programma e la preparazione del budget. La costruzione del piano carichi permette di detrarre risorse per mobilitare un primo sbarco, moltiplicando le percentuali di carico per gli stipendi e la durata dell'incarico.
- Dimostrare che il progetto ha i mezzi per soddisfare le sue ambizioni
La comunicazione del piano del carico di lavoro alla struttura permanente dà garanzie di controllo sulla gerarchia dei dipendenti coinvolti e sulle possibilità di successo del progetto.
- Gestisci il progetto in tempo reale
Per essere utile, un piano di carico deve essere gestito: la sua struttura deve rendere evidenti i sovraccarichi o le sovraccapacità e consentire di anticipare nuove esigenze secondo le capricci del progetto (utilizzo di risorse esterne se necessario).
I limiti del piano di carico
Il piano di carico costituisce un supporto utile per la gestione del progetto, ma non per questo deve diventare un obiettivo in sé. Se il piano di carico non viene rispettato è perché è stato mal dimensionato o perché un parametro di progetto è cambiato o non è stato preso in considerazione.
Un progetto viene pilotato prima rispetto agli obiettivi (espressi tramite le specifiche di progetto e monitorati tramite la dashboard), e non rispetto alle sue risorse. Il piano del carico di lavoro deve quindi essere regolarmente verificato per assicurarne la coerenza con altri aspetti.
Fare attenzione a non modificare il piano del carico di lavoro troppo frequentemente o senza consultare i dipendenti oi loro superiori, che è fonte di discredito.
Inoltre, la dimensione operativa di un piano del carico di lavoro dipende dall'importanza data al progetto internamente. Se il progetto soffre di una mancanza di visibilità o credibilità all'interno della struttura permanente, è molto probabile che le risorse visualizzate nel piano del carico di lavoro siano solo teoriche e, in definitiva, ostacolino il raggiungimento degli obiettivi.
Da qui l'importanza del dialogo con i dipendenti individuati e la loro gerarchia, per promuovere la visione del project manager in termini di risorse allocate.
Le fasi di realizzazione di un piano del carico di lavoro
Prerequisiti
- La natura e la durata dei compiti : saranno stati individuati nel diagramma di flusso dei lavori e nel cronoprogramma, predisposto a monte.
- Disponibilità dei dipendenti : questi dati possono essere raccolti in diversi modi: dai responsabili, dagli interessati direttamente o tramite software dedicati alla gestione del carico di lavoro dei dipendenti.
Il confronto di questi dati rivelerà alcune discrepanze. Ad esempio, alcuni dipendenti saranno disponibili solo al 50% quando si tratta di attività critiche. È qui che si dovrebbe esprimere il talento del project manager, riassegnando determinati compiti o levigandoli nel tempo - il tutto, per quanto possibile, in accordo con le persone interessate. In particolare, sarà necessario garantire che il raggiungimento del percorso critico non venga compromesso.
strutturare
Il piano di carico può essere composto da due schede: una scheda "pianificazione", che includerà questo tipo di tabella (qui molto semplificata):
Nella seconda scheda si tratterà di visualizzare cronologicamente il carico di lavoro di ciascun dipendente e confrontarlo con la disponibilità indicata inizialmente:
A seconda delle esigenze, della tempistica del progetto o dei requisiti interni, possiamo regolare la granularità della scala temporale o aggiungere colonne per rivelare una visione del budget.
Durante la fase di esecuzione
Può essere utile per visualizzare sul carico di lavoro un indicatore di completamento delle attività (percentuale, codice colore). Questo monitoraggio deve essere effettuato con rigore, per non "bruciare" inutilmente la disponibilità di collaboratori - che è preziosa - o risorse esterne - che sono costose - quando si ricorre a consulenti.
Il piano del carico di lavoro accompagna il project manager fino alla fine. egli è essenziale per garantire il rispetto del trittico costi-qualità-scadenze e garantire la credibilità del progetto nella sua prospettiva di realizzazione.
