Riepilogo
- Ruolo del facilitatore
- Le principali fasi di intervento
- Organizzazione e preparazione dell'incontro
- Fase introduttiva
- Aiuto alla produzione
- Conclusione
- Le qualità del facilitatore
- Co-organizzare una riunione
Ruolo del facilitatore
Il tuo ruolo di facilitatore può essere riassunto in 2 attività:
aiutare la produzione per il raggiungimento degli obiettivi prefissati: ecco la principale aspettativa che il gruppo può avere nei confronti del proprio facilitatore. Aiutalo a lavorare efficacemente nella direzione desiderata per ottenere il risultato desiderato.
strutturare e coordinare il gruppo : per essere efficace, è imperativo regolamentare il gruppo. Consentire a tutti di esprimere la propria opinione, temperare i personaggi dominanti, riformulare per rimanere in carreggiata, rilanciare se i dibattiti si impantanano… insomma, un secondo asse importante risiede quindi nel ruolo di sostegno al successo del gruppo.
Condurre un incontro: le principali fasi di intervento
Il termine "facilitazione" copre un insieme di azioni che è necessario eseguire nelle diverse fasi di una riunione.
Organizzazione e preparazione dell'incontro
Non è animazione in senso stretto, ma questo fase è molto importante per l'efficienza della riunione futuro. È diviso in 3 parti:
- - scelta dei partecipanti: a seconda del soggetto
- - preparazione dei contenuti: compilazione di dati tramite file, pre-analisi, ecc.
- - organizzazione materiale: sala, strumenti, convocazione…
Impara di più riguardo preparando per un incontro
Fase introduttiva
Dopo aver accolto i partecipanti, il tuo ruolo è quello di presentare l'argomento, le questioni associate al fine di avviare le discussioni.
Puoi anche offrire un metodo di lavoro affrontare la questione in questione e suggerire un'organizzazione dei dibattiti.
Si sottopone quindi all'assemblea una gerarchia di punti da trattare, pooling, sintesi, orari, ecc. Corto sei l'artefice dell'incontro.
Voi stabilire le regole di condotta : vincoli in termini di parlare e ascoltare le opinioni degli altri, rispetto degli orari, eventuale riservatezza da mantenere, ecc.
Aiuto alla produzione
Durante l'incontro, sei al centro del tuo ruolo di facilitatore. Devi a tua volta:
- Stimolare il gruppo: utilizzando strumenti di comunicazione (riformulazione, domande, ecc.), rivivi quando lo slancio diminuisce, incoraggi le persone a esplorare un'area che sembra rilevante, faciliti l'emergere di idee, ecc.
- Gestire la conversazione: regolamentando gli scambi, permettendo a tutti di esprimersi (anche i più introversi), garantendo il rispetto dell'equilibrio dei tempi di conversazione tra ciascun partecipante…
- Sostenere i membri in difficoltà di fronte al gruppo. Non lasciare che il peso del collettivo schiacci un partecipante.
- Controlla i collaboratori difficili: il chiacchierone, l'aggressivo, il "so tutto" e altri profili richiedono comunque una gestione mirata per non stroncare la produzione del gruppo e far impantanare i dibattiti in considerazioni irrilevanti.
- Affrontare i conflitti tra i partecipanti: non permettere che si crei un clima deleterio.
- Prevenire dispersioni e rifocalizzare se applicabile sull'argomento principale, l'obiettivo, le scadenze.
Conclusione
Devi sintetizzare in accordo con il gruppo. Scrivi anche tu il rapporto e garantire il follow-up dell'incontro: azioni pilota, pianificazione di un nuovo incontro, ecc.
Le qualità del facilitatore
Far funzionare un gruppo in modo efficiente richiede qualità reali come:
- senso di contatto ed empatia,
- sincerità e trasparenza,
- capacità di gestire umorismo e… serietà,
- leadership da ascoltare e credibile nel ruolo di facilitatore,
- tolleranza,
- senso di responsabilità,
- curiosità positiva e capacità di mettere in discussione le idee.
Qualità spesso innate, ma che si possono anche coltivare. Organizzare una riunione richiede forti capacità di comunicazione da sviluppare.
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Come si migliora?
L'esperienza accumulata associata alla preoccupazione per un interrogatorio permanente ti aiuterà a migliorando di incontro in incontro.
Dopo ogni animazione, siediti e riassumi cosa ha funzionato e le difficoltà che hai incontrato . Per questo secondo punto, pensa a cosa avresti potuto fare per essere più efficiente. Questo debriefing personale è un passo essenziale per migliorare te stesso.
Co-organizzare una riunione
Lo schema classico per facilitare una riunione è il seguente: un facilitatore e un gruppo. In alcuni casi, è richiesta l'animazione di gruppo.
Questo è il caso quando è necessario condurre discussioni sotto le spoglie di un esperto tecnico. Anche quando un nuovo manager è accompagnato da un senior. Quest'ultimo è poi presente in supporto per riformulare gli scambi e rassicurare il suo puledro.
Diamo uno sguardo più generale ai vantaggi e ai limiti dell'animazione di gruppo.
I contributi della co-animazione
Questa soluzione ha molti pregi come:
- - mentre un facilitatore annota le idee dalla stanza sulla lavagna a fogli mobili, il secondo rimane disponibile per mantenere le dinamiche del gruppo,
- - in caso di situazione tesa, l'uno fornisce supporto all'altro per sostituirlo nel campo delle idee e dell'argomentazione,
- - i 2 relatori condividono un punto di vista, competenze complementari per far avanzare il lavoro
- - nel caso di lavoro per laboratorio, ogni facilitatore si fa carico di un mini-gruppo per farlo lavorare e restituire il riassunto a tutti i partecipanti.
I limiti dell'esercizio
Complicità e buona intesa devono essere la regola. Se si verificano conflitti tra le persone, se uno dei due cerca di assumere la leadership a spese del secondo o se non viene rispettato lo spazio di espressione di ciascuno (discorso interrotto, ecc.) … l'incontro sarà inefficace o addirittura controproducente , i facilitatori, screditati.
Preparazione, la chiave del successo
Per avere successo in questa animazione a due, un prerequisito e un fattore di successo è la preparazione.
Il coordinamento a monte è fondamentale affinché tutti conoscano esattamente il proprio ruolo ei limiti del proprio territorio durante le discussioni. Inoltre, gli obiettivi devono essere condivisi e comuni. Il duo sarà quindi pronto ad intervenire in maniera organizzata e ordinata.
