Molto spesso le strutture rimangono bloccate in operazioni in cui le riunioni vengono organizzate per abitudine. La questione della loro utilità e del modo in cui sono condotti non viene messa in discussione mentre potrebbero essere apportati miglioramenti.
Pensare ad un altro modo di operare permette di uscire dalla routine, di dare nuovo slancio alle squadre e soprattutto di guadagnare in efficienza.
A seconda dei tuoi argomenti e dell'obiettivo che ti sei prefissato, puoi determinare la tecnica di animazione più adatta al tuo problema.
Visualizza il risultato atteso
Qual è lo scopo dell'incontro? Cosa vuoi ottenere alla fine di questo? La domanda può sembrare stupida a prima vista, ma ti permetterà di definirne l'orientamento. Può essere informare, riflettere su un progetto, analizzare una situazione, costruire un piano d'azione, prendere una decisione, risolvere un conflitto o trovare un accordo…
Una volta effettuata questa scelta, puoi pensare alla tecnica di animazione più appropriata che ti renderà più facile accedere al risultato. Per aiutarti, troverai di seguito alcune tecniche che ti permetteranno di aggiungere valore ai tuoi incontri.
Per utilizzare un'immagine correlata alla musica, hai deciso il lavoro musicale che stai per comporre. Ora sei il direttore responsabile del coordinamento delle prestazioni dei tuoi partecipanti. È il tuo turno !
Regole di base da seguire
L'efficacia di un gruppo è tra 5 e 10 persone. Oltre le 10 persone, è probabile che si divida in sottogruppi e, al di sotto delle 5 persone, una forte personalità può distruggere l'efficacia del gruppo. Un numero ottimale di partecipanti per l'efficienza è quindi compreso tra 6 e 9.
Finché ci sono più membri, come in una famiglia, qualsiasi istituzione, azienda o amministrazione deve prima fissare le regole del gioco. Non si tratta di introdurre regole rigide, ma di creare un clima di fiducia specificando semplici regole di decoro:
- tutti possono esprimersi,
- la parola di tutti è rispettata,
- tutti i commenti vogliono essere costruttivi,
- …
Queste regole possono essere adattate in base alla risposta da fornire.
I diversi tipi di animazione
La tavola rotonda
Il facilitatore indica l'argomento di riflessione ai partecipanti che studiano prima di parlare a turno. Terminato il tour de table, il facilitatore sintetizza le varie riflessioni su una lavagna.
Questo metodo consente:
- promuovere la riflessione individuale,
- coinvolgere tutta l'assistenza,
- per ottenere feedback e sentimenti da ogni partecipante.
La mappa mentale
Invece di essere scomposto come prima, le diverse idee sono organizzate e strutturate. Ti affidi al gruppo per stabilire la struttura ad albero, usando colori o immagini diversi per illustrare le diverse parole.
Questa tecnica di animazione:
- favorisce la memorizzazione,
- facilita la creatività attraverso associazioni di idee,
- permette di strutturare le informazioni allo stesso modo del cervello,
- dà energia al gruppo e crea interattività.
Brainstorming
- Il facilitatore presenta alla lavagna l'argomento di riflessione, che non deve essere suddiviso in più domande.
I partecipanti parlano a loro piacimento e danno libero sfogo alla loro immaginazione. Gli altri presenti non hanno commentato le idee espresse. Il regolatore semplicemente lo riformula se lo ritiene necessario, incoraggia il pubblico a parlare, annota le idee alla lavagna e le classifica. - In piccoli gruppi di due o tre persone, i partecipanti riflettono sulle idee proposte, le classificano dando loro delle priorità e condividere i loro pensieri con il pubblico. Infine, il facilitatore, a seguito di queste presentazioni, offre una sintesi per ottenere soluzioni.
Il brainstorming consente:
- promuovere l'emergere di nuove idee senza limiti di immaginazione,
- mettere in atto la creatività,
- promuovere e sviluppare il lavoro di squadra.
Il caso di studio
- Il facilitatore afferma una situazione concreta fungere da spunto per la riflessione.
- Ogni partecipante studia la domanda, quindi si formano sottogruppi da due a cinque persone Allo scopo :
per specificare i diversi aspetti del problema,
suggerire soluzioni,
conservare una proposta e dichiararla chiaramente. - Alla fine, ogni sottogruppo presenta una sintesi a tutti i partecipanti al fine di identificare soluzioni dando loro priorità.
Il caso di studio consente:
- riflessione approfondita,
- promuovere il lavoro di squadra,
- risolvere un problema.
Il turno della domanda
- Ogni partecipante indica su un foglio una situazione relativa ad un problema di natura tecnica o gestionale di gruppo.
- Ognuno passa il proprio foglio al vicino, che offre una soluzione. I fogli vengono fatti circolare intorno al tavolo e ognuno aggiunge i propri dettagli e commenti. Il foglio deve essere piegato ad ogni passaggio in modo che i partecipanti non siano influenzati dai commenti precedenti.
- Il foglio ritorna al mittente chi studia le proposte, formare un'opinione e presentarla al gruppo.
Il turno della domanda permette di:
- trarre ispirazione diretta dalle opinioni degli altri,
- aprirsi ad altre esperienze o opinioni,
- conoscere e riflettere sui temi sollevati dal gruppo.
La discussione sulla conciliazione
Prendiamo l'esempio di un gruppo di lavoro in cui le riunioni si svolgono in un'atmosfera tesa, dove si sviluppano animosità tra i dipendenti. Se vuoi sciogliere questi nodi, fai una discussione di conciliazione.
Un altro esempio in cui i colleghi intrattengono quotidianamente relazioni professionali tese. Sei consapevole che questo avvelena i rapporti di lavoro al di là di queste faide personali e sabota lo spirito di squadra.
In queste situazioni, il manager incontra i protagonisti e chiede loro di impegnarsi per lavorare meglio insieme.
Invece di incontrare ogni collega individualmente, cosa che in molti casi non sarà necessaria, offriti di parlare con te in modo che il problema possa essere risolto per sempre prima che diventi più complesso. Affronta il male alla radice e agisci!
Non si tratta di organizzare un incontro di boxe in cui si conteranno i punti, ma di incoraggiarli a mettere le carte in tavola, a "svuotare la borsa" e quindi a liberarsi dalle loro emozioni represse - distruttive per loro. se stessi e coloro che li circondano, privati o professionisti.
Per fare questo, offri loro uno specifico quadro di discussione (tutti parlano a turno, nessun giudizio o critica…).
Affrontare la radice del problema ripristinerà ancora una volta la fiducia.
Puoi suggerire la stessa procedura prima di un incontro in cui è diventato molto difficile discutere. Avere gli interlocutori liberati dalle proprie frustrazioni o dalle proprie incomprensioni permette di discutere più serenamente.
Crea la tua tecnica
Se le tue sessioni non sono limitate a un rigoroso quadro legale o istituzionale (consiglio di amministrazione, comitato, ecc.), puoi sperimentare un'altra tecnica per determinare il tipo di facilitazione che meglio soddisfa le tue domande.
Questi cambiamenti, questi nuovi modi di affrontare le domande daranno nuovo slancio alla tua squadra, al tuo entourage professionale, alle tue riunioni e sarai più efficiente.
Quindi, pensaci prima del tuo prossimo incontro e provalo in sessione!

Autore - Eric CRAIPEAU -
Addetto amministrativo dal 2008, in riconversione dopo la carriera militare, Eric ha ricoperto diversi incarichi durante i quali è stato chiamato ad organizzare e partecipare a numerosi incontri nell'ambito della conduzione del dialogo sociale.
Appassionato dello sviluppo personale e delle relazioni che le persone intrattengono in ambito sociale e professionale, desidera condividere le sue esperienze e fornire alcune strade che possano alimentare il pensiero di tutti.
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