Gestione del tempo: principi, strumenti e metodi

Ti senti oberato di lavoro? A volte esci dall'ufficio tardi, o anche molto tardi? Hai l'impressione che le tue giornate siano fatte di preoccupazioni da risolvere, problemi da risolvere, tensioni, stress? Forse è interessante approfondire la tua gestione del tempo e mettere in atto alcuni semplici, ma efficaci principi per far rima di nuovo efficienza con serenità!

Perché gestire meglio il tuo tempo al lavoro?

Nelle nostre vite indaffarate e ultra-connesse, ogni giorno, ogni ora, ogni minuto è ora contato, sezionato, registrato, fatturato… È quindi meglio diventare un maestro nell'arte della gestione del tempo se non si vuole perdere controllo.

Chi è tentato di non tenerne conto si ritroverà presto preso dall'orologio, dal calendario o anche da un'agenda piena di molteplici solleciti all'ordine… Perché se è allettante e delizioso dimenticare un po' di tempo il concetto durante il vacanze, è molto diverso nella vita professionale dove tutti i protagonisti corrono dietro scadenze sempre più strette.

I vantaggi di saper controllare il proprio tempo hanno molteplici impatti e sono numerosi:

  • guadagno in efficienza e produttività : lavoro meglio strutturato, pause, visione più illuminata dei compiti e delle scadenze, ecc.
  • tempo libero : che sia per essere più attenti ai tuoi dipendenti, per allenarti o semplicemente per respirare e prendere una boccata d'aria fresca.
  • per liberarti da una dose di stress : una mente liberata dal peso delle incertezze, un carico mentale ridotto.

Come gestire al meglio il proprio tempo?

Non esiste una soluzione rapida quando si tratta di gestione del tempo. Come per ogni atleta di alto livello, tutto dipende dal saper gestire i propri sforzi in modo intelligente. Occorre quindi un minimo di organizzazione e rigore, così come una buona dose di buon senso!

Gestione del tempo: principi di base

Essere organizzato

Correre dietro a mille lepri in una volta non ti renderà una persona più efficiente o produttiva. Solo perché hai un programma fitto di appuntamenti non significa che sarai più produttivo. I perditempo non sono sempre dove ci si aspetta.

Ad esempio, la ricerca di un file importante in mezzo a fogli sciolti e altri documenti sulla scrivania mentre l'intero team è in attesa di una revisione potrebbe compromettere la produttività dell'intero team.

In tal modo, pianifica correttamente le tue attività, assicurati che il tuo lavoro sia strutturato in modo efficiente e che la tua scrivania sia ergonomicamente e logicamente ordinata per te è un primo passo verso una buona gestione del tempo.

Organizza il tuo lavoro in modo ottimale : consulta la nostra sezione dedicata!

Stabilisci obiettivi personali

Sapere dove stiamo andando. Ecco un altro pilastro quando si tratta di gestione del tempo. Gli obiettivi ti consentono di andare avanti mantenendo la rotta. Offrono questo vantaggio di poter sapere facilmente e con precisione dove siamo e cosa resta da realizzare , soprattutto se sono S.M.A.R.T. - Semplice, Misurabile, Accettabile, Realistico e Temporaneamente definito.

Potrai così fissare obiettivi settimanali, mensili o anche giornalieri in modo da articolare più adeguatamente il tempo a tua disposizione.

Per una maggiore efficienza, prefiggiti obiettivi SMART!

Definisci le tue priorità

La priorità ti consente di gestire il tuo tempo in modo più efficiente ed efficace, ma anche di sviluppare la tua intelligenza emotiva imparando a usare saggiamente lo stress piuttosto che esserne sopraffatto.

Ci sono molti metodi a tua disposizione per chiarire le tue priorità e quindi guadagnare in efficienza. Le grandi linee, tuttavia, rimangono simili:

  • identificare i compiti da svolgere,
  • analizzare il grado di urgenza e importanza,
  • agire adeguatamente,
  • fare un punto regolare .

Scopri come gestire al meglio le tue priorità dando priorità alle tue attività

Non più procrastinare

Rimandare qualcosa che si può fare adesso è un vero freno all'azione che possono avere conseguenze significative in termini di produttività e rispetto delle scadenze, ad esempio. È anche fonte di tensione, demotivazione, frustrazione e contribuisce infine ad aumentare il carico mentale.

Quindi, se procrastinare a volte è inevitabile, è comunque una di quelle cattive abitudini che è meglio abbandonare.

Smetti di procrastinare per una maggiore efficienza!

Sa come dire di no

Essere in grado di esprimere un rifiuto è un'abilità chiave. Non solo questo permette affermarsi e farsi rispettare , ma evita anche di lasciarsi travolgere da compiti che non sono nostri o che potrebbero essere delegati.

Impara a dire di no in modo efficace

Aumenta la tua capacità di concentrazione

Saper concentrarsi permette metti il ​​tuo cervello in modalità "lavoro".

Essere pienamente in quello che si fa è garanzia di efficienza. Saper concentrarsi ti consente di evacuare momentaneamente le preoccupazioni e altre preoccupazioni, di ignorare i rumori e le distrazioni circostanti per essere completamente ancorato al momento presente e quindi guadagnare in produttività.

Migliora la tua concentrazione sul lavoro

fare delle pause

Un individuo che non riesce a rimanere concentrato in modo efficace per giorni e giorni, prendersi il tempo per prendersi una pausa, prendere una boccata d'aria fresca e respirare è tutt'altro che controproducente. Anzi, le pause riducono lo stress e ossigenano il cervello .

Metodi e strumenti per la gestione del tempo

La sfida in questo settore è quella di mostra coerenza nel tuo approccio. Perché come con una dieta, una deviazione tira l'altra finché non si ricade nella situazione iniziale.

Ci sono molte tecniche e strumenti per raggiungere questo obiettivo. Forse la parte più difficile è decidere quali metodi mettere in atto e attenersi ad essi. Abbiamo selezionato alcuni metodi collaudati. Sta a te appropriartene - o meno - e farne il miglior uso!

Metodo GTD

Ecco un approccio olistico alla gestione del tempo: Fare le cose - o l'arte di fare le cose - che ruota intorno a 5 azioni:

  • raccogliere : identificare i compiti da svolgere,
  • trattare : analizzare la necessità di azione,
  • organizzare : orchestrare secondo il grado di importanza, urgenza,
  • rivedere : segui i progressi,
  • agire a seconda delle opzioni precedentemente selezionate.

Anche se il primo passo per creare un elenco di cose da fare può sembrare noioso, questo strumento ti farà risparmiare tempo prezioso, sia nella tua vita professionale che personale.

Familiarizzare con il metodo Getting Things Done

Lista di cose da fare

Sostenuto da alcuni, criticato da altri, la "lista delle cose da fare" o elenco di cose da fare in francese, è uno strumento relativamente semplice da impostare per coloro che sanno attenersi ad esso. La "difficoltà" sta nel non sovraccaricare, nel rimanere succinto pur essendo chiaro e preciso.

Il principio è sempre lo stesso: avere una visione chiara della tua agenda. Quindi, come per gli altri approcci, si tratta di:

  • elenco le azioni da svolgere, i compiti da svolgere,
  • assegnare priorità per ciascuno,
  • classificare dando priorità in base a una priorità definita.

Scopri come creare una lista di cose da fare efficace!

Tecnica del pomodoro

Sviluppato da Francesco Cirillo negli anni '80, questo semplice metodo mira ad aiutarti a restere concentrato su un singolo compito per 25 minuti - 1 sessione - quindi prenditi una breve pausa prima di iniziare un'altra sessione di 25 minuti.

L'idea è che è controproducente rimanere concentrati su un compito più a lungo e che è importante spegnere il cervello per alcuni minuti tra due compiti.

Anche in questo caso, il metodo è efficace solo se è adatto alla tua operazione.

(ri)scoprire il metodo del pomodoro noto come tecnica del pomodoro per evitare dispersioni.

matrice di Eisenhower

Questo semplice metodo permette di riflettere e fare un passo indietro rispetto ai vari compiti da svolgere. Si presenta sotto forma di un modello suddiviso in 4 quadranti, ciascuno corrispondente ad uno specifico grado di importanza e urgenza:

  • Compiti importante e urgente che sarà trattata in via prioritaria,
  • gli elementi importante, ma non urgente che dovrà essere pianificato,
  • gli oggetti non importante, ma urgente che dovrebbe essere trattata immediatamente o delegata,
  • Compiti non importante e non urgente il cui trattamento sarà abbandonato o accantonato.

Usa la matrice di Eisenhower per classificare i tuoi compiti in base al loro grado di importanza e urgenza

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