Inoltre, appena si parla di un incontro, produttività fa rima con agenda preparata, pensata, scritta e condivisa in anticipo! Questo, per evitare la fin troppo frequente sindrome della riunione sterile acuta…
Che cos'è un'agenda?
Nel complesso, questo strumento è un invito a partecipare a un incontro con altre persone accuratamente nominate e presentate, in un luogo, una data e un'ora specifici, su un tema specifico, il tutto accompagnato da un breve programma di celebrazioni.
Troppo spesso sottovalutato, un'agenda efficace e ben articolata è la chiave per un incontro di successo. Definisce un quadro per le discussioni, prepara tutti a quanto verrà detto e alla fine dell'incontro disegna gli obiettivi previsti. Inoltre, i partecipanti prendono coscienza del valore della loro presenza, dando così ancora più significato alla loro missione.
Perché creare un programma di riunioni?
Costruire e scrivere un'agenda che invii, una volta finalizzata, a tutti i partecipanti alla riunione programmata, aiuta a inviare il messaggio che la riunione sarà davvero produttiva. Non si invitano tutte queste piccole persone per il piacere di vederle o per discussioni banali tanto lunghe quanto sterili.
Sebbene sia generalmente visto come un semplice schema che dettaglia gli argomenti da trattare, un'agenda ben articolata è molto più di questo. Tra i maggiori vantaggi di un tale strumento, possiamo evidenziare i seguenti punti:
- permette ai partecipanti di determinare se la loro presenza sia o meno una reale necessità (informazioni tecniche che non giustificano la presenza del suo autore possono, ad esempio, essere inviate a monte via e-mail a tutti i partecipanti). Questo evita per alcuni una sensazione - più o meno giustificata - di una vera perdita di tempo.
- offre a tutti la possibilità di fare del bene preparare l'incontro, in particolare i suoi eventuali interventi e/o quesiti. Ognuno arriva con piena cognizione di causa e ha la certezza di uscire allo scoperto di aver fatto progressi sull'argomento/progetto.
- egli inquadrare il corso dell'incontro, sia nella forma che nel contenuto, evitando così straripamenti, fuori tema, ecc.
- costituisce un importante supporto per il facilitatore nel suo ruolo di conduttore.
- lui è un ottimo barometro per il successo o meno della riunione in termini di efficienza e produttività.
Come costruire un'agenda della riunione?
Concretamente, come ogni documento, l'agenda che condividerai con i tuoi collaboratori deve essere chiara, precisa, succinta, ma anche sufficientemente accattivante per essere letta! Ecco alcuni consigli per la sua preparazione:
- dai un titolo in agenda: gli ospiti sapranno fin dall'inizio di cosa si tratterà.
- specificare il tipo di incontro : consiglio di amministrazione, assemblea ordinaria, riunione della direzione, riunione mensile di servizio, ecc.
- notare con precisione l'obiettivo generale dell'incontro in modo che tutti vadano nella stessa e giusta direzione.
- specificare la posizione e la data e l'ora precise (ora di inizio E di fine) della riunione.
- presentare brevemente i partecipanti : chi (colleghi, fornitori, avvocati, ecc.), perché (funzione e ruolo di ciascuna persona durante questo incontro).
- citare in ordine cronologico tutti gli argomenti che verranno trattati durante questo colloquio, con, per ciascuno, il tempo a lui assegnato. Naturalmente avrete preventivamente avvertito ciascun relatore e gli avrete chiesto il tempo che riterrà necessario per la presentazione del suo argomento. Non si tratta qui di dettagliare ogni elemento, ma di definirlo in modo molto succinto.
- fissare l'obiettivo di ogni punto indirizzato.
- organizzare qualche pausa che può essere utilizzato anche in caso di dibattiti più lunghi di quanto inizialmente previsto - entro limiti ragionevoli!
- pianificare del tempo extra alla fine della riunione per qualsiasi domanda e/o l'organizzazione di un futuro colloquio.
- assicurati che i relatori convalidino la tua agenda e che non hanno altri argomenti da discutere durante questo incontro.
- rileggere e/o far rileggere la tua agenda e inviala al momento opportuno (almeno 1 settimana prima della riunione - attenzione, alcune riunioni molto formali richiedono una scadenza legale e una procedura di convocazione specifica).
- rispetta il tuo programma nel grande giorno !
Da notare
Se alcuni ospiti esterni alla tua azienda hanno un ruolo chiave e non sono noti a tutti i partecipanti, fissa un orario all'inizio della sessione in modo che possano presentarsi e prendersi cura della loro presenza.
In caso di una riunione dell'ultimo minuto - a volte capita, una volta che tutti i partecipanti sono riuniti, fare il giro del tavolo in modo che tutti presentino rapidamente l'argomento di cui hanno bisogno per discutere e determinare l'ora di fine del colloquio per inquadrare le cose nel modo giusto il pipistrello. Prendi appunti e riferisci a tutti i partecipanti in modo che tutti possano tenere traccia di ciò che è stato detto durante questa riunione.
Esempio di agenda
Scarica il nostro modello di agenda in formato word o pdf.
