Negli affari si dice spesso: "creeremo un gruppo di lavoro". Qualunque sia il progetto, tutto è soggetto a creare un incontro di lavoro. Secondo uno studio condotto dalla società Wisembly, i dirigenti trascorrono 27 giorni all'anno in riunioni. Per questo, è importante che questi gruppi di lavoro siano ben costruiti con un equilibrio tra l'esperienza di ogni persona sul progetto e il suo ruolo all'interno del collettivo.
Che cos'è un gruppo di lavoro?
Un gruppo di lavoro è un incontro di più persone al fine di ideare e realizzare un progetto o risolvere un problema.
L'idea è di combinare abilità ed energie per produrre meglio e di più di quanto ogni persona farebbe individualmente. L'interesse c'è: mobilitare il potere del collettivo per risolvere i problemi, rilevare e sfruttare le opportunità.
Passaggi per creare un gruppo
Il primo passo è definire chiaramente le sfide del progetto. Per fare ciò, puoi creare una scheda di progetto che ti consentirà di identificare successivamente i membri del tuo gruppo di lavoro:
- Descrivi gli obiettivi del progetto
- Determinare una data di inizio e di fine per il progetto
- Descrivi il contesto iniziale e lo scopo
- Decidi la strategia da adottare
Questo ci porterà ad identificare le risorse: gli esperti in ogni area di attività per raggiungere il deliverable richiesto. Vale a dire, definire chiaramente chi fa cosa per riempire tutte le caselle del progetto.
L'ideale è avere un massimo di cinque persone in un gruppo di lavoro e un numero dispari in modo che le decisioni da prendere vengano prese dal numero più alto.
Da lì possono iniziare le riunioni del gruppo di lavoro.
Ruoli all'interno del gruppo di lavoro
Durante questo tipo di riunioni, quando i ruoli di ciascun membro non sono definiti, possiamo trovare le seguenti situazioni:
- Il pilota di gruppo parla sempre
- Nessuna decisione è presa
- L'incontro che doveva durare 1 ora si trascina, ecc.
Come garantisci che l'intero incontro non sia focalizzato su un individuo e che le decisioni vengano prese in tempo?
È essenziale determinare il contributo di ogni membro del gruppo e favorire il dialogo e la comunicazione.
A titolo di esempio, ecco un sistema di ruoli che può essere definito durante una riunione del gruppo di lavoro (i ruoli sono diversi dai ruoli di esperti).
Si tratta di un metodo ideato da Alain CARDON, specialista in team coaching che mira a migliorare l'efficienza delle riunioni.
I ruoli sono i seguenti:
- Un animatore: generalmente il pilota del progetto. Il facilitatore è presente per facilitare il flusso della riunione, preparare l'ordine del giorno, assicurarsi che l'argomento sia stato trattato, ecc.
- Una spinta decisionale: questa persona è presente per portare avanti il soggetto. È lì per avvisare nel caso in cui gli argomenti del giorno non vengano affrontati e le decisioni non vengano prese.
- Un custode del tempo : Farà in modo che la riunione termini in tempo. Aiuta nella tempistica degli interventi di ogni membro del gruppo (se il tempo di intervento è troppo lungo, non esiterà a interrompere l'intervento per far avanzare l'incontro)
- uno scriba: consente di trascrivere le informazioni e le decisioni prese durante la riunione e quindi modificare un rapporto
- Un allenatore: il coach fa un passo indietro rispetto a quanto accade durante l'incontro e osserva come va (se i ruoli sono ben assolti, ascolto tra collaboratori, coinvolgimento di tutti, ecc.)
- Un logista: assicura la disponibilità delle attrezzature (computer, lavagna luminosa, sala riunioni, ecc.). Il logista può essere un membro esterno al gruppo di lavoro.
Affinché questo metodo funzioni, i ruoli devono essere scambiati per ogni riunione.
Avere personalità diverse (stili di comunicazione)
Esistono quattro stili di comunicazione:
- Una persona che si basa sui fatti: comunica facilmente ed è strutturato. Parla di risultati, prestazioni e obiettivi. Il suo comportamento è pragmatico, diretto ed energico.
- Una persona metodica: personalità rassicurante che porta stabilità e metodo al gruppo di lavoro. Parla di pianificazione e organizzazione. I suoi punti di forza: è interessato ai collegamenti di causa ed effetto
- Una persona centrata sull'uomo: comunicazione molto espressiva, centrata sulla relazione con gli altri. Questo tipo di persona ha ottimi rapporti con le persone ed è facile esprimersi.
- Una persona focalizzata sulle idee: sono persone creative che sono sicure di dire qualunque cosa gli venga in mente. Capacità di progettare idee e innovare.
È interessante avere tutti e quattro gli stili di comunicazione in un gruppo di lavoro, poiché ognuno porta elementi chiave che faranno avanzare il soggetto.
I test sono disponibili su Internet per conoscere il suo stile di comunicazione.
In conclusione, ognuno ha un ruolo importante in un gruppo di lavoro e ha qualcosa da contribuire agli altri membri del team.
Un gruppo di lavoro non deve essere confuso con un gruppo di partecipanti a una riunione (come per il lancio di un progetto per esempio ).
