A cosa serve uno studio di opportunità? Che cos'è un caso aziendale?
Lo studio dell'opportunità viene effettuato a monte del progetto. Valida la ragion d'essere della richiesta (e quindi dell'opera), il contesto, la sua rilevanza, i guadagni attesi in relazione ai mezzi e ai costi sostenuti.
Lei risponde alle domande: cosa? Come mai ? Chi ? E come ?
Da non confondere con il modello di business
L'obiettivo è andare verso un "vai o no" dopo aver valutato se convenga per l'impresa realizzare il progetto.
Questo studio può essere utilizzato per tutti i tipi di campi: tecnico, informatico, ma anche commerciale, marketing, organizzativo (trasformazione digitale)…
Esempio: è opportuno creare una nuova agenzia di vendita => se sì inizio lavori, se no => abbandono
Per un progetto modesto, il business case può essere riassunto da una semplice pagina pdf. È sempre interessante annotare l'essenziale. Le idee sono più chiare, le incongruenze si svelano…
Per un lavoro complesso, prende la forma di un file elaborato, pur rimanendo accessibile, efficiente, venditore!
Perché produrre uno studio di opportunità?
Questo documento è un aiuto decisionale. Sintetizza tutti i dati necessari per prendere una decisione informata.
Per un project leader è anche un supporto per convincere: per dimostrare la sua rilevanza e redditività.
Altro interesse: il candidato ha in mente, più o meno chiaramente, le ragioni di un progetto. L'esercizio di scrivere un business case consente di rivedere e condividere le informazioni con tutte le parti interessate. Tutti hanno così lo stesso livello di informazione.
Nota: il business case può essere utilizzato nel contesto della gestione del cambiamento per spiegare la situazione attuale/la situazione futura.
Chi scrive il caso aziendale?
Di solito è lo sponsor del progetto quando esiste questo ruolo. In caso contrario, questo compito è devoluto a qualsiasi altro richiedente che abbia una base sufficiente nell'azienda per iniziare un lavoro.
In alcuni casi anche un project manager può assumere questo ruolo. Soprattutto quando il progetto è "in cantiere" ed è necessario convincere il management dei suoi meriti a lanciarlo.
Il candidato può avvalersi di competenze interne o esterne in materia di risorse umane, finanza, tecniche, ecc. per sostenere la sua analisi.
Le parti di uno studio di opportunità
Non esiste un quadro standard di casi aziendali. Ogni azienda ha le sue pratiche e abitudini. Direttore VAI! ti offre un piano strutturato in 8 passaggi:
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Sintesi
È costituito da informazioni essenziali. Spiega in poche righe il motivo del progetto, i risultati attesi e le risorse mobilitate.
È importante prestare molta attenzione a questa introduzione, poiché le prime impressioni contano molto nel processo decisionale.
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Presentazione del problema o opportunità
Questa parte risponde alla domanda: cosa?
Descrive in dettaglio la richiesta: il problema da risolvere o l'opportunità da cogliere.
Consiglio: trova il giusto livello nella profondità e nel dettaglio delle spiegazioni. L'obiettivo è fornire informazioni sufficienti per convincere il suo pubblico senza annegarlo in dettagli superflui e controproducenti.
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Analisi della situazione
Questo passaggio aiuta a comprendere il motivo del problema o l'emergere dell'opportunità. Fornisce elementi aggiuntivi, interni ed esterni, relativi a diversi ambiti: ambientale, competitivo, finanziario, ecc.
Da vedere - Lo strumento Pestel è ideale per formalizzare un'analisi ambientale. Così come lo SWOT per il pensiero strategico.
L'analisi offre una visione dettagliata per comprendere come i fatti, gli atti… sono collegati per produrre la situazione data.
Ad esempio: l'aumento della concorrenza per i nostri prodotti di punta e le nuove normative ambientali più restrittive ci costringono a rivedere la nostra gamma.
O per un'opportunità, come l'articolazione degli elementi crea un'opportunità.
L'analisi della situazione fissa anche la portata del progetto.
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Opzioni e scelta della soluzione
Elenca le possibili soluzioni per rispondere al problema iniziale. Presenta il prescelto e spiega perché. Direttore VAI! consigliare questo passaggio per dimostrare alle parti interessate che le opzioni principali sono state prese in considerazione. Segno di un lavoro di analisi serio e completo.
I criteri di selezione possono essere economici, strategici (allineamento con la strategia), organizzativi, commerciali…
Suggerimento: per un maggiore impatto, presenta come sarebbe il futuro con l'implementazione dell'opzione scelta.
Questa soluzione è il punto di partenza del progetto.
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Guadagno previsto
Dettagliare i benefici quantitativi e qualitativi generati dal progetto.
Finanziario:
- aumento del margine,
- riduzione dei costi,
- aumento del fatturato
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Non finanziario:
- massimizzazione della soddisfazione del cliente,
- miglioramento di qualità,
- rafforzare la competitività,
- accelerazione di un processo,
- sviluppo dell'agilità
- …
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Costi e mezzi impegnati
Descrivere le risorse (finanziarie, umane, materiali…) necessarie per realizzare il progetto. Non si tratta di elencare con precisione ogni posizione, ma di dare ordini di grandezza per informare il processo decisionale.
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Pianificazione
Indicare la data di attuazione ottimale con le tappe principali (riunione di lancio, ecc.). Informazioni molto utili per la pianificazione e l'arbitrato tra i vari progetti in portafoglio.
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Rischi e vincoli
Un progetto ha sempre un elemento di rischio. Lo scopo di questa parte è fare il punto sui rischi e sui loro impatti.
Identificare anche i vincoli che gravano sul buon funzionamento del progetto o sui deliverable (ad esempio: mancanza di competenze interne, sovraccarico dei team coinvolti nell'implementazione, ecc.)
Ulteriori consigli
Affinché questo documento sia efficace, ecco alcuni principi chiave da seguire:
- Dovrebbe essere chiaro, conciso e al punto.
- Il suo layout piacevole e d'impatto convince.
- Non usare un gergo professionale. Alcune parti interessate non sono specialisti.
- Non sovraccaricare di numeri e altre informazioni superflue. L'obiettivo è fornire elementi per le decisioni e non rifare l'analisi nei suoi dettagli.
- Deve essere un venditore con obiettivi chiari.
