- Diagnostico
- Studio di impatto
- Fase operativa
Prima di intraprendere un progetto, è consigliabile condurre un'analisi di impatto al fine di identificare tutte le conseguenze di un cambiamento su dipendenti, processi, professioni, altri progetti in corso, ecc.
Sulla base di tale analisi, la decisione di realizzare - o meno - un progetto viene presa con cognizione di causa e vengono identificati e controllati gli effetti collaterali.
Sebbene si parli generalmente di analisi di impatto, lo studio si concentra sugli effetti di un cambiamento. Gli impatti, i cambiamenti concreti a seguito delle azioni, sono valutati post progetto.
Questo strumento non è riservato alla sola gestione del progetto, ma a qualsiasi decisione meritevole di un'analisi approfondita degli effetti collaterali. Ci interessano qui esclusivamente gli effetti negativi che possono emergere in un'ottica di controllo dei rischi.
Il metodo
Vediamo come condurre tale analisi.
1- Preparazione
Il primo passo è mettere insieme un team multi-specializzato che copra tutti gli aspetti del progetto. La diversità dei membri del gruppo di lavoro è fondamentale per esplorare tutti i possibili effetti. Ognuno con le proprie conoscenze ha una visione personale del problema da affrontare.
Non esitate a coinvolgere gli utenti operativi. Portano la loro esperienza e il loro know-how nei mestieri in questione.
2- Elenca le differenze tra lo stato attuale e lo stato previsto
L'obiettivo è definire la portata e la portata del cambiamento al fine di valutarne gli impatti. Prendi in considerazione le principali modifiche tra uno stato presente A e uno stato futuro B. Vedi anche in generale il metodo della Gap Analysis.
3. Identificare potenziali aree di impatto
Per condurre questa indagine più facilmente, utilizzare modelli adattati al problema.
In caso di progetto organizzativo, la struttura sottostante fornisce un riferimento rilevante per valutare le aree impattate:
- La strategia: missione, obiettivi strategici…
- la struttura : con in particolare gli effetti sull'organizzazione del lavoro, dei processi, delle professioni
- uomini : l'impatto su motivazione, competenze, stile di gestione
- i sistemi: le conseguenze sui sistemi informativi, decisionali, di animazione, di remunerazione
- Cultura : valori, credenze, standard di comportamento…
Esistono altri modelli come il Matrix del 7S di McKinsey. vicino al riferimento di cui sopra o al Modello PESTEL per un'analisi del contesto economico globale.
A seconda del tipo di progetto, il Mappatura dei processi o altro modellazione del processo studiato può essere un buon supporto.
Una delle difficoltà è trovare il giusto livello di analisi. Immergersi in troppi dettagli è improduttivo, perdere un'area di maggiore effetto riduce la rilevanza dell'analisi. Ad esempio, un cambiamento nell'organizzazione può avere un impatto… sul cliente. Un effetto che non mancherà di evidenziare il responsabile della qualità .
4 - Cerca gli impatti
Per ogni modifica individuata, elencare gli effetti per area utilizzando la tecnica del brainstorming .
Qualche esempio :
Nell'ambito della riorganizzazione dell'inserimento ordini:
| Differenze rispetto allo stato attuale | Effetti | ||||
| Uomini | Sistemi | Struttura | Cultura | Strategia | |
| Forte aumento del numero di ordini immessi al giorno | Aumento dello stress sugli assistenti | Raggiungimento dei limiti macchina in termini di capacità di lavorazione | Creazione di un collo di bottiglia nella preparazione dell'ordine | … | … |
| … | |||||
Nell'ambito dell'orientamento di una forza vendita sulla commercializzazione di servizi in aggiunta ai prodotti
| Differenze rispetto allo stato attuale | Effetti | ||||
| Uomini | Sistemi | Struttura / professione | Cultura | Strategia | |
| I venditori hanno 2 offerte separate in vendita | Aumento del tempo dedicato alla formazione Difficoltà nel motivare i venditori su entrambi i fronti… | Retribuzione: il sistema attuale sta diventando inadatto | Aumento della complessità dell'organizzazione delle visite | La cultura della vendita dei componenti in contrasto con la vendita delle soluzioni | Attività commerciale inconsistente |
| … | |||||
5. Valuta e dai priorità
Una volta che le aree e le conseguenze sono state identificate, dovrebbero essere valutate e prioritizzate. L'obiettivo è quantificare gli impatti per prendere le giuste decisioni: selezionare quelle che meritano un'attenzione particolare.
6. Decidi
Sulla base delle analisi effettuate, è giunto il momento di prendere una decisione. Devi scegliere cosa fare con l'inventario redatto. Se le conseguenze collaterali sono molto importanti, devi comunque iniziare il progetto? Rivalutare il suo perimetro? Rivedere gli obiettivi? Se gli impatti sono gestibili, è importante costruire un piano d'azione adeguato.
Metodo alternativo
L'indagine degli effetti può essere effettuata anche utilizzando il diagramma a lisca di pesce (o ishikawa ) con un classificazione 5M.
La diagnosi iniziale
Continuazione del fascicolo: la parte operativa
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A questo file si fa riferimento in: Processo decisionale: processo e insidie da evitare - Come gestire i rischi di un progetto?
